Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen) für Rechnungen über 250 € elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen. Diese müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das die automatische Verarbeitung erlaubt. Einfache PDFs oder Papierrechnungen gelten nicht mehr als E-Rechnungen.
Wichtige Ausnahmen: Rechnungen unter 250 € und Rechnungen an Endverbraucher sind von dieser Regelung ausgenommen.
Übergangsfrist für kleinere Unternehmen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € können bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Rechnungen in Papierform oder als einfaches PDF versenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen auch sie auf strukturierte E-Rechnungen umstellen.
Damit eine Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie in einem speziellen Format erstellt werden, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Zulässige Formate sind unter anderem „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1). Der Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen sind verpflichtend. Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet, dass die Rechnungen unverändert und langfristig gespeichert werden müssen. Eine einfache E-Mail-Adresse reicht bereits aus, um E-Rechnungen zu empfangen.
Die Umstellung soll Unternehmen dabei helfen, den Rechnungsprozess zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Um die Software für die E-Rechnung zu nutzen, steht Elster sowie andere Steuererklärungssysteme zur Verfügung.
Die E-Rechnung wird nicht direkt an das Finanzamt geschickt. Stattdessen wird sie wie gewohnt über ELSTER oder andere Steuererklärungssysteme in die Buchhaltung aufgenommen. Viele Buchhaltungsprogramme und Cloud-Dienste unterstützen bereits E-Rechnungsformate.